"CRM grátis" é uma promessa com muitas versões. Algumas são generosas, outras são um período de teste com outro nome, e várias funcionam bem até o dia em que a sua operação cresce — que é exatamente o dia em que trocar de sistema fica mais caro.
Antes de importar a base, vale fazer sete perguntas. Elas revelam o modelo de negócio por trás da gratuidade, e é o modelo que determina o que vai acontecer com você daqui a seis meses.
1. Qual é a moeda de troca?
Todo software gratuito é pago por alguém. Pode ser um plano superior que você vai precisar, um serviço paralelo que a empresa vende, publicidade, dados ou — como no caso da KVOIP — um serviço que a sua empresa já contrata de qualquer forma, a telefonia. Nenhum desses modelos é errado. Só é importante saber qual é.
2. O limite é de contatos ou de usuários?
Limite de contatos é o mais traiçoeiro: você só bate nele quando a base cresce, e aí a migração é dolorosa. Limite de usuários é previsível — você sabe desde o primeiro dia quantas pessoas cabem e quanto custa adicionar mais uma.
3. Quais módulos estão fora?
Faça a lista do que a sua operação precisa de verdade e confira item por item. Os que costumam ficar de fora dos planos gratuitos são sempre os mesmos:
- Integração com WhatsApp, quase sempre cobrada à parte;
- Módulo financeiro e contas a pagar e receber, raramente incluídos;
- Automação e e-mail marketing, liberados só no plano avançado;
- Assinatura digital, normalmente uma ferramenta separada;
- Relatórios além do básico, e integração com telefonia.
4. Consigo tirar meus dados de lá?
Exportação em CSV e, de preferência, uma API aberta e documentada. Um CRM que dificulta a saída está apostando na inércia, não na qualidade. Teste a exportação na primeira semana, enquanto migrar ainda é barato.
5. Quem me atende quando quebra?
Plano gratuito costuma vir com suporte por base de conhecimento e fórum. Isso basta para uso individual e não basta para uma operação comercial parada numa terça de manhã. Pergunte se existe suporte humano, por qual canal e em qual horário.
6. Onde ficam os dados e quem acessa?
Hospedagem, controle de permissão por grupo, autenticação em dois fatores e política de retenção de gravações. São perguntas chatas que ninguém faz na euforia da contratação e todo mundo faz depois do primeiro incidente.
7. O que acontece quando eu crescer?
Simule o cenário de dobrar a equipe e a base. Se o custo virar uma curva íngreme, o plano gratuito era, na prática, um custo de aquisição adiado. Vale a conta antes, não depois.
A pergunta certa não é "é grátis?". É "grátis até quando, e com o quê de fora?".
Como o crm.gratis responde essas sete
Para não ficar só na crítica: a moeda de troca aqui é a telefonia — a KVOIP é operadora, e o CRM completo vem incluído para quem contrata o plano de voz. O limite é de usuários, atrelado aos ramais contratados, e não de contatos. Os módulos que costumam ficar de fora estão todos dentro: WhatsApp, chatbot, financeiro, workflow, e-mail marketing e assinatura digital. A saída é feita por exportação ou API aberta. O suporte é humano, por WhatsApp e 0800. Os dados ficam em infraestrutura Amazon AWS, com 2FA e permissão por grupo. E crescer significa contratar mais um ramal — não mudar de faixa de preço de software.
Os detalhes, com o que tem custo separado, estão em como o CRM é grátis e na página de preços.